Legal Ease
Individuelle Prozessanalyse · Notariat 2026
Notariat Heckschen & Salomon
Digitalisierung &
KI-Transformation
CLARITY & BUILD · Individuelle Prozessanalyse
Auf Basis einer vollständigen IST-Analyse wurden 7 konkrete Automatisierungspotenziale identifiziert. Ich zeige, wo die größten Hebel liegen – und setze sie direkt um.
2
Notare
~55
Mitarbeitende
8
Prozessphasen analysiert
7
Hebel identifiziert
Ausgangslage
Was ich im Notariat vorgefunden habe
Manuelle Arbeit dominiert dort, wo Automatisierung längst möglich wäre – über alle 8 Prozessphasen.
E-Mail-Flut ohne System
~2.800 Mails bis dato, manuelle Zuordnung, keine einheitliche Erfassung über alle Eingangswege.
Vollzug komplett manuell
Gutachterausschuss, Finanzamt, Behörden – alles einzeln abgetippt statt aus ArnoTop-Daten generiert.
Doppelte Datenpflege
ArnoTop-Daten manuell nach XNP übertragen – Fehlerquelle und Zeitverschwendung bei jedem Vorgang.
Papierbasierter Empfang
DSGVO, Checklisten, Empfangsakte noch auf Papier – kein einheitlicher digitaler Standard.
Post analog verarbeitet
beN-Nachrichten ausgedruckt, händisch beschriftet und manuell in Postfächer einsortiert.
Feedback nicht skaliert
Kein strukturiertes Upsell- oder Crosssell-System, Umfragen noch nicht vollständig digital.
Identifizierte Hebel
7 konkrete Automatisierungspotenziale
Priorisiert nach Impact und Umsetzbarkeit – von Quick Wins bis zu strategischen KI-Features.
01
Vollzugsschreiben automatisieren
Gutachterausschuss, Finanzamt, Behörden vollautomatisch aus ArnoTop-Daten
HOCH
02
Einheitliche Kontaktanlage
Saubere Mandantendaten via NotarNow – keine Dubletten
HOCH
03
ArnoTop → XNP Übertrag
Automatischer Übertrag von Grundstücksdaten – kein manuelles Abtippen
MITTEL
04
iPad-Datenaufnahme beim Termin
DSGVO, Antragsstellung, Empfangsakte & Checkliste digital
MITTEL
05
KI-Chatbot (RAG)
Out-of-Business-Anfragen automatisch beantworten, Mandantenstatus abrufbar
NEU / KI
06
Shared Service Statusabfrage
Mandanten rufen aktuellen Verfahrensstatus selbst digital ab
NEU / KI
07
Nachbetreuung digitalisieren
Online-Fragebogen, Upsell/Crosssell-Potenziale, digitale Geschenke
OPTIONAL
Unser Ansatz
Vier Stufen. Ein Partner.
Klarheit zuerst, Umsetzung danach – kein Konzept, das in der Schublade landet.
1
CLARITY
Kanzlei 4.0 Workshop · 1–2 Tage
Intensivtag mit Kanzleileitung und Team. Legal Ease übernimmt Vorbereitung, Moderation und Nachbereitung – ein Ansprechpartner, priorisierter Fahrplan am Ende.
4.400 €
zzgl. USt.
Projektmanagement
Prozessaufnahme
Changemanagement
Entwicklung separat ausgewiesen
2
BUILD
60-Tage-Sprint · Ein Prozess, vollständig
Klare Meilensteine: Projektplan Tag 1 · Zwischenziel Tag 30 · Go-Live Tag 60. Wöchentliche Abstimmung, Schulung und Go-Live-Begleitung inklusive.
11.900–15.900 €
zzgl. USt. · inkl. wöchentl. Steuerung
Projektmanagement
Prozessaufnahme
Changemanagement
Entwicklung separat ausgewiesen
3
TRANSFORM
6–9 Monate · Mehrere BUILD-Sprints
Übergeordnete Programmsteuerung: Lenkungskreis alle 4 Wochen, kumulative Prozesslandkarte, Team-Coaching. Qualität vor Quantität – kein neues Projekt startet, bevor das vorige läuft.
38.000–54.000 €
zzgl. USt. · Lenkungskreis alle 4 Wo
Projektmanagement
Prozessaufnahme
Changemanagement
Entwicklung je Sprint separat ausgewiesen
4
PARTNER
Dauerhaft ab Monat 5
Laufende Begleitung, neue Potenziale entdecken, Teamcoaching. Damit die Lösungen wirklich genutzt werden.
ab 1.900 €/Mo
zzgl. USt. · kündbar ab Monat 7
Schritt 2 · BUILD
Die zwei wichtigsten Sprints
Zwei 60-Tage-Sprints mit dem größten sofortigen Impact. Nach Sprint 1 läuft der erste Prozess vollautomatisch.
Hebel 01 · BUILD Sprint 1
Vollzugsschreiben automatisieren
Der größte manuelle Zeitfresser – vollständig eliminiert
Problem heute
Mustervollzüge manuell durchgehen, Gutachterausschuss, Finanzamt und Behörden einzeln abtippen – bei jedem Vorgang von vorn.
Alle Schreiben auf Knopfdruck aus ArnoTop-Daten
Gutachterausschuss & Finanzamt automatisch ausgefüllt
Behördenschreiben als pflegbare Templates
GB-Abfrage und XNP-Antrag automatisch erzeugt
Hebel 02+03 · BUILD Sprint 2
Datenbasis sauber machen
Kontaktanlage NotarNow · ArnoTop → XNP Übertrag
Problem heute
Beteiligte unterschiedlich angelegt – Dubletten, Namensabweichungen, fehlerhafte Verknüpfungen. ArnoTop-Daten manuell nach XNP abgetippt.
Standardisiertes NotarNow-Formular als Pflicht-Einstieg
Automatische Duplikat-Erkennung in ArnoTop
API-Verbindung ArnoTop ↔ XNP
Gemarkungen & Behördenzuordnungen aktuell halten
Ausblick · TRANSFORM
Notariat 4.0 – der vollständige Weg
Wenn CLARITY und BUILD gezeigt haben, was möglich ist – wird aus dem Projekt eine langfristige Partnerschaft.
Monat 1–2
CLARITY
Vollständige Prozessaufnahme
Tool-Audit
Roadmap + Priorisierung
Monat 2–4
BUILD 1
Vollzugsschreiben automatisieren
Gutachterausschuss, FA, Behörden
Monat 4–6
BUILD 2
Kontaktanlage NotarNow
ArnoTop → XNP Übertrag
Monat 6–8
BUILD 3
iPad-Datenaufnahme
KI-Chatbot (RAG)
Shared Service Portal
Ab Monat 7
PARTNER
Laufende Begleitung
Neue Potenziale
Teamcoaching
Ergebnis: Ein Notariat, das mit 55 Mitarbeitenden mehr Mandate in gleicher Zeit bearbeitet – ohne proportional mehr Personal.
Ihr Angebot
Drei Wege. Sie wählen den Einstieg.
Alle drei starten mit CLARITY – und bauen aufeinander auf. Sie entscheiden, wie weit Sie gehen möchten.
Einstieg
CLARITY + BUILD 1
Schneller erster Erfolg
- CLARITY Workshop (1–2 Tage)
- BUILD Sprint: Vollzugsschreiben
- Laufzeit: ~3 Monate
- CLARITY: 4.400 €
- BUILD: 11.900–15.900 €
- Entwicklung: separat ausgewiesen
✓ Vollzugsschreiben laufen automatisch
EMPFOHLEN ★
Empfohlen
CLARITY + BUILD 1 + 2
Doppelter Hebel
- CLARITY Workshop (2 Tage)
- BUILD 1: Vollzugsschreiben
- BUILD 2: Kontaktanlage + XNP
- Laufzeit: ~6 Monate
- CLARITY: 4.400 € · 2× BUILD je 11.900–15.900 €
- Entwicklung: separat ausgewiesen
✓ Zwei Kernprozesse automatisiert + PARTNER
Vollständig
TRANSFORM
Notariat 4.0 komplett
- CLARITY + 3× BUILD sequentiell
- Alle 7 Hebel umgesetzt
- KI-Chatbot, Portal, iPad
- Laufzeit: 9 Monate + PARTNER
- 38.000–54.000 €
- Entwicklung je Sprint separat
✓ Das gesamte Notariat transformiert
Jetzt starten
Die nächsten Schritte
Drei konkrete Schritte – vom heutigen Tag zum laufenden ersten Projekt.
01
Schritt 1
Workshop-Termin festlegen
Datum für den CLARITY Workshop vereinbaren. Im Vorfeld erhalten alle Beteiligten einen strukturierten Vorab-Fragebogen – so werden die Meinungen aus dem gesamten Team abgeholt, bevor der Workshop beginnt.
02
Schritt 2
Thema identifizieren & Klarheit schaffen
Im Workshop werden alle Prozesse bewertet und das erste Projekt gemeinsam ausgewählt. Am Ende des Tages herrscht vollständige Klarheit: Was wird umgesetzt, warum, und in welcher Reihenfolge.
03
Schritt 3
Erstes Projekt starten
Der 60-Tage BUILD Sprint beginnt. Klare Meilensteine, wöchentliche Steuerung, Go-Live an Tag 60. Der erste Prozess läuft automatisch – und zeigt, was im gesamten Notariat möglich ist.
ben@legal-ease-it.de · Benjamin Uth · Legal Ease · legal-ease-it.de
Notariat Heckschen & Salomon · 2026
Danke für Ihre
Aufmerksamkeit.
Auf ein gutes Projekt – und auf dem Weg zu einem
effizienteren Notariat Heckschen & Salomon.
Benjamin Uth · ben@legal-ease-it.de · legal-ease-it.de